Planning bagus itu penting, tapi mengeksekusi dengan baik LEBIH penting lagi. Riset Fortune menunjukkan alasan utama CEO gagal adalah poor execution — mereka tidak menyelesaikan pekerjaan, tidak tegas, dan tidak memenuhi komitmen.
Sebagian besar waktu dan budget proyek dihabiskan di fase eksekusi
Tidak ada dua proyek yang dieksekusi dengan cara yang persis sama karena setiap proyek mengandung ketidakpastian (uncertainty/risk)
2. Project Integration Management (Executing)
Hal-hal penting yang harus dilakukan PM saat eksekusi:
Koordinasi planning & execution — Update rencana saat ada perubahan
Develop and use soft skills — Leadership, team building, komunikasi, motivasi, negosiasi, conflict management, problem solving
Provide supportive organizational culture
Break the rules when needed — Gunakan political skills untuk meyakinkan stakeholder
Capitalize on product/business knowledge
Use project execution tools and techniques
Output Penting Integration Management:
Deliverables — Output paling penting! Produk/layanan yang dihasilkan proyek
Work Performance Data — KPI, teknikal measures, data aktual. PM bisa menggunakan pendekatan MBWA (Management By Wandering Around) — informal observasi dan bicara langsung ke tim
Issue Log — Dokumen untuk mencatat, memonitor, dan melacak isu. Critical issue = isu yang menghentikan progress pada aktivitas di critical path. Harus ada escalation process.
Change Requests — Proses penanganan perubahan harus sudah didefinisikan saat planning
Lessons Learned Register — Mendokumentasikan tantangan, masalah, dan peluang
3. Managing Project Knowledge
Ada 2 jenis knowledge:
Tipe
Penjelasan
Contoh
Explicit Knowledge
Mudah dijelaskan dengan kata-kata, gambar, angka. Mudah dikomunikasikan dan disimpan.
Buku, dokumen proyek, encyclopedia, manual
Tacit Knowledge
Sulit diungkapkan, sangat personal. Dibagikan melalui percakapan dan interaksi.
Keyakinan, insight, pengalaman, intuisi
Knowledge management harus dilakukan SEBELUM, SELAMA, dan SETELAH proyek. Organisasi bisa menyediakan explicit knowledge secara tertulis, dan membangun budaya trust untuk berbagi tacit knowledge.
4. Managing Quality (Quality Assurance)
Quality Assurance menjawab pertanyaan: "Apakah kita melakukan apa yang kita katakan akan kita lakukan, kapan kita bilang, dengan cara yang kita bilang, dan bisakah kita melakukannya lebih baik?"
Tools & Techniques:
Benchmarking — Membandingkan praktik proyek dengan proyek/produk lain
Quality Audit — Review terstruktur atas aktivitas quality management. Bisa dijadwalkan atau random. Bisa oleh auditor internal atau pihak ketiga.
Process Analysis — Menganalisis proses dan mencari perbaikan. Bisa menggunakan task board/kanban board (To Do, In Progress, Done)
Cause-and-Effect Diagram (Fishbone/Ishikawa) — Menemukan root cause masalah kualitas
5. Project Resource Management
5.1 Teori Motivasi (SANGAT PENTING untuk ujian!)
a. Maslow's Hierarchy of Needs
Kebutuhan manusia berjenjang, harus dipenuhi dari bawah ke atas:
Physiological — Udara, air, makanan (kebutuhan dasar)
Safety — Keamanan, perlindungan dari bahaya
Social — Teman, komunitas, rasa memiliki
Esteem — Pencapaian, pengakuan, penghargaan
Self-actualization — Pemenuhan potensi diri
Cara ingat (dari bawah): "Paling Suka Saling Ejek Sendiri" = Physiological, Safety, Social, Esteem, Self-actualization
b. Herzberg's Motivation-Hygiene Theory
Hygiene Factors (Penyebab Ketidakpuasan)
Motivators (Penyebab Kepuasan)
Gaji, kondisi kerja, kebijakan perusahaan, hubungan interpersonal
Achievement, recognition, the work itself, responsibility, advancement, growth
Jika TIDAK ada = tidak puas. Jika ADA = biasa saja (tidak menambah motivasi)
Jika ADA = termotivasi. Jika TIDAK ada = biasa saja
Poin kunci Herzberg: Uang (gaji) BUKAN motivator! Gaji adalah hygiene factor. Yang benar-benar memotivasi adalah achievement dan recognition.
c. McClelland's Acquired-Needs Theory
Need
Ciri-ciri
Cara Mengelola
Achievement (nAch)
Suka tantangan, hindari risiko terlalu rendah/tinggi, butuh feedback rutin, lebih suka kerja sendiri/dengan achiever lain
Beri proyek menantang dengan goal yang bisa dicapai, feedback sering
Affiliation (nAff)
Ingin hubungan harmonis, butuh diterima orang lain, mengikuti norma kelompok
Ciptakan lingkungan kerja kooperatif
Power (nPow)
Personal power = suka memerintah. Institutional power = ingin mengorganisir untuk tujuan organisasi
Beri kesempatan memimpin, tekankan pentingnya tujuan organisasi
d. McGregor's Theory X & Y + Ouchi's Theory Z
Theory X
Theory Y
Theory Z
Anggapan: Pekerja malas, harus dipaksa dan diancam. Pekerja suka diperintah, hindari tanggung jawab.
Anggapan: Bekerja itu alami. Orang akan mengarahkan dirinya sendiri jika komitmen. Motivasi terbesar: esteem & self-actualization.
Fokus pada loyalitas karyawan dengan job for life, kesejahteraan on/off the job, work-life balance.
5.2 Thamhain & Wilemon's Influence Bases
9 basis pengaruh yang dimiliki PM:
Authority — Hak hierarkis resmi
Assignment — Kemampuan mempengaruhi penugasan di proyek masa depan
Budget — Kemampuan mengotorisasi dana
Promotion — Kemampuan menaikkan posisi
Money — Kemampuan menaikkan gaji
Penalty — Kemampuan memberikan hukuman
Work Challenge — Memberi tugas yang menantang dan menyenangkan (intrinsic)
Expertise — Pengetahuan khusus yang dianggap penting
Friendship — Hubungan pribadi yang baik
Proyek GAGAL jika PM terlalu mengandalkan: Authority, Money, Penalty. Proyek SUKSES jika PM menggunakan: Work Challenge dan Expertise.
5.3 Covey's 7 Habits of Highly Effective People
Be proactive — Antisipasi dan rencanakan masalah
Begin with the end in mind — Punya dan bagikan visi hasil akhir
Put first things first — Fokus pada hal penting tapi tidak mendesak (planning, relationship building)
Think win/win — Keputusan yang menguntungkan semua pihak
Seek first to understand, then to be understood — Empathic listening
Synergize — Kolaborasi menghasilkan lebih dari jumlah bagian
Sharpen the saw — Retrain, reenergize, relax untuk hindari burnout
5.4 Acquiring Resources
Resource Loading — Jumlah resource yang dibutuhkan jadwal pada periode waktu tertentu. Gunakan histogram. Overallocation = lebih banyak resource ditugaskan daripada yang tersedia.
Resource Leveling — Teknik untuk menyelesaikan konflik resource dengan menunda task. Menggunakan slack/float. Tujuan: distribusi resource yang lebih merata. Keuntungan: resource butuh less management, meningkatkan morale, mengurangi masalah accounting.
Resource Smoothing — Teknik untuk menyelesaikan proyek tepat waktu sambil menghindari peaks and valleys dalam resource demand.
5.5 Developing the Team (Tuckman Model)
Tahap
Penjelasan
1. Forming
Perkenalan anggota tim. Bersikap sopan, belum ada konflik.
2. Storming
Mulai ada perbedaan pendapat. Konflik tentang cara kerja tim.
3. Norming
Tim menemukan cara kerja bersama. Aturan dan norma terbentuk.
4. Performing
Tim fokus pada pencapaian goal. Kinerja optimal!
5. Adjourning
Tim dibubarkan setelah goal tercapai.
Ingat: "Forming → Storming → Norming → Performing → Adjourning" = Fans Sering Nonton Pertandingan Akhir
5.6 MBTI & Social Styles
MBTI (4 dimensi):
E/I (Extrovert/Introvert) — 75% orang IT = Introvert!
S/N (Sensing/Intuition) — Fakta vs Big Picture. 55% IT = Intuitive
T/F (Thinking/Feeling) — Logis vs Personal. 80% IT = Thinking
J/P (Judgment/Perception) — Terstruktur vs Fleksibel
Social Styles Profile (4 zona):
Drivers = proaktif & task-oriented
Expressives = proaktif & people-oriented
Analyticals = reaktif & task-oriented
Amiables = reaktif & people-oriented
Orang di sudut berlawanan (Drivers vs Amiables, Analyticals vs Expressives) sering sulit bekerja sama!
6. Conflict Management (Thomas-Kilmann)
Dua dimensi: Assertiveness (memuaskan diri sendiri) dan Cooperativeness (memuaskan pihak lain)
Mode
Assertive?
Cooperative?
Penjelasan
Competing
Tinggi
Rendah
Win-lose. Memaksakan pendapat sendiri.
Accommodating
Rendah
Tinggi
Mengalah. Mengorbankan kepentingan sendiri.
Avoiding
Rendah
Rendah
Menghindar dari konflik. Tidak ada resolusi.
Collaborating
Tinggi
Tinggi
Win-win. Mencari solusi bersama. Paling ideal!
Compromising
Sedang
Sedang
Kedua pihak mengorbankan sebagian. Give and take.
Konflik TIDAK selalu buruk. Konflik bisa menghasilkan ide baru, alternatif lebih baik, dan motivasi. Tanpa konflik bisa terjadi groupthink — konformitas berlebihan dalam kelompok.
7. Leadership Styles
Style
Penjelasan
Laissez-faire
"Let go" — Tim menentukan goal dan cara mencapainya sendiri
Transactional
Management by exception — Reward dan punishment untuk capai goal
Servant Leader
Fokus pada pertumbuhan, pembelajaran, dan otonomi orang lain. Paling cocok untuk Scrum Master!
Transformational
Memberdayakan orang lain dan memandu perubahan melalui inspirasi
Charismatic
Menginspirasi melalui antusiasme dan kepercayaan diri