Materi 13: Monitoring and Controlling Projects

1. Gambaran Umum Monitoring & Controlling

Monitoring and Controlling adalah proses mengukur kemajuan proyek secara berkala untuk memastikan proyek memenuhi tujuannya dan kebutuhan bisnis saat ini.

Project manager dan timnya memonitor kemajuan terhadap rencana dan mengambil tindakan korektif (corrective action) jika diperlukan.

Proses ini berjalan sepanjang proyek, bukan hanya di satu fase tertentu. Tujuannya: deteksi penyimpangan sedini mungkin!

Output Umum untuk Semua Knowledge Area:

Change Requests
Work Performance Information
Project Management Plan Updates
Project Documents Updates
Organizational Process Assets Updates

2. Earned Value Management (EVM) ⭐ SANGAT PENTING!

EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan scope, waktu, dan biaya dalam satu pengukuran terpadu.

2.1 Tiga Nilai Dasar EVM

Istilah	Rumus	Penjelasan Sederhana
Planned Value (PV)	Budget yang dijadwalkan	Berapa uang yang seharusnya sudah dihabiskan sesuai jadwal pada titik waktu tertentu
Actual Cost (AC)	Biaya aktual yang dikeluarkan	Berapa uang yang benar-benar sudah dikeluarkan sampai saat ini
Earned Value (EV)	% pekerjaan selesai x BAC	Nilai pekerjaan yang benar-benar sudah diselesaikan dihitung berdasarkan budget
Budget at Completion (BAC)	Total budget proyek	Total anggaran yang disetujui untuk seluruh proyek

2.2 Rumus-Rumus EVM

Metrik	Rumus	Interpretasi
Cost Variance (CV)	EV - AC	Negatif = Over budget (jelek), Positif = Under budget (bagus)
Schedule Variance (SV)	EV - PV	Negatif = Behind schedule (jelek), Positif = Ahead of schedule (bagus)
Cost Performance Index (CPI)	EV / AC	<1 = Over budget, >1 = Under budget, =1 = On budget
Schedule Performance Index (SPI)	EV / PV	<1 = Behind schedule, >1 = Ahead, =1 = On schedule
Estimate at Completion (EAC)	BAC / CPI	Perkiraan total biaya akhir proyek berdasarkan kinerja saat ini
Estimate to Complete (ETC)	EAC - AC	Sisa biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
Estimated completion date	Original time / SPI	Perkiraan kapan proyek akan selesai

Cara Mengingat Rumus EVM:

"Semua Variance = EV dikurangi sesuatu" (CV = EV-AC, SV = EV-PV)

"Semua Index = EV dibagi sesuatu" (CPI = EV/AC, SPI = EV/PV)

"Negatif = Jelek, Kurang dari 1 = Jelek"

2.3 Contoh Perhitungan EVM Lengkap

Kasus: Proyek 10 bulan, BAC = Rp 500 juta (Rp 50 juta/bulan merata). Di akhir bulan ke-4:

Pekerjaan seharusnya selesai: 40% (sesuai jadwal)
Pekerjaan benar-benar selesai: 30%
Biaya aktual: Rp 180 juta

Jawaban:

PV = 40% x 500 juta = Rp 200 juta
EV = 30% x 500 juta = Rp 150 juta
AC = Rp 180 juta
CV = 150 - 180 = -30 juta (Over budget!)
SV = 150 - 200 = -50 juta (Behind schedule!)
CPI = 150/180 = 0.83 (Setiap Rp 1 yang dikeluarkan hanya menghasilkan Rp 0.83 nilai kerja)
SPI = 150/200 = 0.75 (Hanya 75% dari pekerjaan yang dijadwalkan yang selesai)
EAC = 500/0.83 = Rp 602.4 juta (Proyek diperkirakan habis Rp 602.4 juta, bukan 500 juta)
ETC = 602.4 - 180 = Rp 422.4 juta lagi
Perkiraan selesai = 10/0.75 = 13.3 bulan (terlambat 3.3 bulan!)

Kesimpulan: Proyek ini dalam kondisi BURUK. Over budget DAN behind schedule. PM harus segera ambil tindakan korektif.

2.4 Membaca Grafik EVM

Jika garis AC di atas EV = biaya lebih besar dari nilai kerja yang dihasilkan = Over budget (buruk)
Jika garis PV di atas EV = rencana lebih cepat dari aktual = Behind schedule (buruk)
Jika garis EV di atas PV = aktual lebih cepat dari rencana = Ahead of schedule (bagus)
Jika garis EV di atas AC = nilai kerja lebih besar dari biaya = Under budget (bagus)

3. Performance Reports

Jenis Report	Isi
Status Report	Di mana posisi proyek saat ini? (scope, time, cost pada titik waktu tertentu)
Progress Report	Apa yang sudah dicapai tim dalam periode tertentu? (mingguan/bulanan)
Forecast	Prediksi masa depan proyek berdasarkan data dan tren saat ini (EAC, perkiraan waktu selesai)

4. Integrated Change Control

Tiga tujuan utama:

Mempengaruhi faktor penyebab perubahan — pastikan perubahan itu bermanfaat (improve quality, reduce cost, save time)
Menentukan apakah perubahan sudah terjadi — PM harus tahu status area kunci proyek setiap saat
Mengelola perubahan aktual saat terjadi — ini peran kunci PM!

5. Scope Management: Validating & Controlling Scope

Validating Scope

= Penerimaan formal deliverable proyek oleh customer/stakeholder
Dilakukan melalui inspeksi oleh customer, lalu sign-off
Verified deliverable = sudah dicek kebenarannya (quality control)
Validated deliverable = sudah diterima oleh customer

Controlling Scope

Scope harus didefinisikan dengan jelas terlebih dahulu
Harus ada proses untuk meminta dan memonitor perubahan scope
Stakeholder didorong untuk menyarankan perubahan bermanfaat, tapi dicegah dari perubahan yang tidak perlu (scope creep)

Scope creep = penambahan scope yang tidak terkontrol, tanpa melalui change control. Ini masalah umum!

6. Schedule Control

Mengelola jadwal adalah tantangan terbesar bagi banyak PM
Waktu adalah variabel yang paling tidak fleksibel — waktu terus berjalan apapun yang terjadi
Tracking Gantt Chart = alat yang sangat baik untuk memvisualisasikan jadwal (menampilkan planned vs actual)
Slipped milestone = milestone yang selesai lebih lambat dari rencana (ditandai diamond putih di tracking Gantt chart)

7. Quality Control - 7 Basic Tools of Quality ⭐

#	Tool	Kegunaan	Cara Mengingat
1	Cause-and-Effect Diagram (Fishbone/Ishikawa)	Mencari akar penyebab masalah kualitas. Bisa gunakan teknik 5 Whys.	Bentuknya seperti tulang ikan
2	Control Chart	Menampilkan hasil proses dari waktu ke waktu. Mencegah defect, bukan mendeteksi. Gunakan Seven Run Rule.	Grafik dengan batas atas/bawah
3	Checksheet	Mengumpulkan dan menganalisis data secara terstruktur (tally)	Formulir centang/tally
4	Scatter Diagram	Menunjukkan hubungan antara 2 variabel	Titik-titik tersebar di grafik
5	Histogram	Bar chart distribusi variabel	Grafik batang
6	Pareto Chart	Histogram yang memprioritaskan masalah. Aturan 80/20 = 80% masalah dari 20% penyebab.	Batang dari tinggi ke rendah
7	Flowchart	Menampilkan logika dan alur proses	Kotak dan diamond dengan panah

Cara Mengingat 7 Tools: "Cari Cepat Catat Sebar Hitung Prioritaskan Flow"

Cause-effect, Control chart, Checksheet, Scatter, Histogram, Pareto, Flowchart

Seven Run Rule

Jika 7 data point berturut-turut semuanya di bawah mean, di atas mean, atau semuanya naik/turun, maka proses perlu diperiksa karena ada masalah non-random.

8. Resource, Communications, Stakeholder, Risk, Procurement

Controlling Resources

Memastikan resource fisik yang ditugaskan ke proyek tersedia sesuai rencana. Monitor penggunaan planned vs actual.

Monitoring Communications

Memantau komunikasi sepanjang siklus hidup proyek untuk memastikan kebutuhan informasi stakeholder terpenuhi.

Monitoring Stakeholder Engagement

Anda tidak bisa mengontrol stakeholder, tapi bisa memonitor tingkat keterlibatan mereka dan menyesuaikan strategi.

Monitoring Risks

Melacak risiko yang teridentifikasi + mengidentifikasi risiko baru yang muncul
Risiko baru harus melalui proses analisis yang sama
Workarounds = respons risiko yang tidak direncanakan, digunakan saat tidak ada contingency plan
Output penting: update risk register

Controlling Procurements

Mengelola hubungan procurement, memonitor kinerja kontrak
Constructive change order = tindakan lisan/tertulis yang bisa dianggap sebagai change order meskipun bukan change order formal. Hati-hati dengan ini!
Semua perubahan kontrak harus didokumentasikan dan dikomunikasikan ke semua pihak terkait

9. Prinsip: Embracing Adaptability & Resiliency

Adaptability = kemampuan merespons perubahan kondisi
Resiliency = kemampuan menyerap dampak dan pulih cepat dari kegagalan

Tips untuk tim:

Bangun tim yang beragam dengan skill set luas
Tekankan pentingnya continuous learning
Dorong percakapan terbuka dan ide baru
Berikan dan terima feedback sesering mungkin
Fokus pada outcomes, bukan hanya deliverables

10. Monitoring & Controlling di Agile

Scrum Events untuk M&C:

Daily Scrum — inspeksi progress menuju Sprint Goal, adaptasi Sprint Backlog
Sprint Review — inspeksi outcome Sprint, diskusi dengan stakeholder, tentukan adaptasi

Agile Artifacts untuk Monitoring:

Artifact	Penjelasan
Burndown Chart	Menunjukkan sisa pekerjaan (task) vs rencana. Digunakan per sprint. Tidak menunjukkan TASK MANA yang selesai, hanya jumlah.
Burnup Chart	Menunjukkan pekerjaan yang sudah selesai vs rencana. Bisa menampilkan perubahan total planned work.
Velocity Chart	Mengukur berapa banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan tim per sprint. Bukan untuk memonitor tim, tapi untuk release planning.

Velocity chart: upward trend bukan berarti selalu bagus, downward trend bukan berarti selalu buruk. Keduanya adalah sinyal untuk investigasi lebih dalam.

Ringkasan & Poin Hafalan

EVM = "EVA CUKUR SEPEDA"

EVA = EV (Earned Value), AC (Actual Cost)
CV = EV - AC, CPI = EV/AC
SV = EV - PV, SPI = EV/PV
EAC = BAC / CPI

Negatif/Kurang dari 1 = JELEK. Positif/Lebih dari 1 = BAGUS.

7 Quality Tools = "3C-SHPF": Cause-effect, Control chart, Checksheet, Scatter, Histogram, Pareto, Flowchart