Materi 10: Project Communication & Stakeholder Management
BAGIAN A: PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
1. Pentingnya Komunikasi
Ancaman terbesar banyak proyek = kegagalan komunikasi
PM menghabiskan 90% waktunya untuk berkomunikasi
Tapi banyak PM yang gagal merencanakan komunikasi!
Budaya kita tidak menggambarkan profesional IT sebagai komunikator yang baik, padahal skill komunikasi sangat penting untuk karir IT
Project Communications Management meliputi: generating, collecting, disseminating, dan storing informasi proyek.
Output utama planning: Communications Management Plan dan Project Website
2. Communications Management Plan
Dokumen yang memandu komunikasi proyek. Setiap proyek HARUS punya, sekecil apapun.
Proyek kecil: bisa jadi bagian dari team contract
Proyek besar: harus dokumen terpisah
Isi Communications Management Plan:
Stakeholder communications requirements
Information to be communicated (format, content, level of detail)
Who will receive and produce the information
Methods/technologies for conveying information
Frequency of communication
Escalation procedures for resolving issues
Revision procedures for updating the plan
Glossary of common terminology
Cara ingat isi Comm Plan: "SIWMFERG" = Stakeholder req, Info, Who, Methods, Frequency, Escalation, Revision, Glossary
3. Stakeholder Analysis for Communications
Sebuah tabel yang menentukan:
Kolom
Penjelasan
Stakeholders
Siapa yang membutuhkan informasi?
Document Name
Dokumen apa yang diberikan?
Document Format
Hard copy, email, meeting, intranet?
Contact Person
Siapa yang bertanggung jawab menyiapkan?
Due
Kapan harus diberikan?
4. Project Websites
Banyak tim proyek memposting informasi proyek ke website proyek atau SharePoint
Bisa juga menggunakan blogs — jurnal web yang mudah digunakan
Beberapa bagian website bisa terbuka, bagian lain hanya bisa diakses stakeholder tertentu
Menggunakan kode akses CRUD (Create, Read, Update, Delete)
Quad charts — grafik 4 kuadran: project summary, financials, schedules, dan issues
5. Agile Communications Planning
Alih-alih mendokumentasikan rencana komunikasi, Scrum framework sudah memiliki event bawaan:
Scrum Event
Durasi Max
Fungsi Komunikasi
Sprint
1 bulan
Container untuk semua event. Punya sprint goal yang jelas.
Sprint Planning
8 jam
Merencanakan apa yang dikerjakan sprint ini (value, scope, how)
Daily Scrum
15 menit
Inspeksi progress, adaptasi sprint backlog, rencana hari berikutnya. Menghilangkan kebutuhan meeting lain.
Sprint Review
4 jam
Presentasi hasil kerja ke stakeholder kunci. Working session untuk inspeksi dan adaptasi.
Sprint Retrospective
3 jam
Tim membahas apa yang baik, masalah, dan solusi. Hanya tim internal.
BAGIAN B: PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT
6. Stakeholder Engagement Planning
Stakeholder engagement planning = menentukan strategi untuk melibatkan stakeholder secara efektif dalam keputusan dan aktivitas proyek.
Output utama: Stakeholder Engagement Plan
Stakeholder berubah seiring proyek berjalan → plan harus di-update!
Harus selaras dengan communications plan dan resource management plan
Organisasi juga harus memperhatikan cultural changes yang disebabkan proyek
7. Stakeholder Engagement Plan (Isi)
Current and desired engagement levels of key stakeholders
Scope and impact of change to stakeholders
Identified interrelationships between stakeholders
Potential management strategies for each stakeholder classification
Methods for updating the plan
Stakeholder engagement plan sering berisi informasi sensitif sehingga TIDAK boleh menjadi bagian dari dokumen proyek resmi yang bisa dilihat semua stakeholder. Distribusinya sangat terbatas!
8. Agile Stakeholder Planning
Sprint Review memungkinkan stakeholder kunci menginspeksi outcome dan menentukan adaptasi
Berapa persen waktu yang dihabiskan PM untuk berkomunikasi?
Jawaban: 90%. Banyak ahli sepakat bahwa kegagalan komunikasi adalah ancaman terbesar untuk proyek.
Apa perbedaan Communication Management Plan di proyek kecil vs besar?
Proyek kecil: bisa menjadi bagian dari team contract. Proyek besar: harus menjadi dokumen terpisah yang lengkap.
Mengapa Stakeholder Engagement Plan bersifat rahasia?
Karena berisi informasi sensitif tentang strategi mengelola stakeholder tertentu (termasuk yang mungkin resisten). Jika terbuka, bisa merusak hubungan.
Latihan Soal: Communication & Stakeholder
1. Berapa persen waktu yang dihabiskan PM untuk berkomunikasi?
2. Untuk proyek KECIL, communications management plan bisa...
3. CRUD pada akses website proyek singkatan dari...
4. Stakeholder Engagement Plan bersifat...
5. Daily Scrum berlangsung maksimal...
6. Information Radiators dalam agile bertujuan untuk...
7. Quad charts pada project website menampilkan 4 kuadran, yaitu...
8. Sprint Retrospective hanya dihadiri oleh...
9. Ancaman TERBESAR untuk keberhasilan proyek menurut banyak ahli adalah...
10. Berikut yang BUKAN merupakan isi dari Communications Management Plan adalah...