Materi 11: Project Risk & Procurement Management

BAGIAN A: PROJECT RISK MANAGEMENT

1. Pentingnya Risk Management

Project Risk Management = seni dan ilmu mengidentifikasi, menganalisis, dan merespons risiko sepanjang siklus hidup proyek demi mencapai tujuan proyek.

Risk management sering diabaikan, padahal bisa membantu memilih proyek yang tepat, menentukan scope, dan membuat estimasi realistis
Risiko selalu ada di masa depan. Seiring proyek berjalan, risiko bisa terjadi atau tidak.
Risk management planning diulang secara berkala (di akhir fase atau milestone)

Tujuan utama: Meminimalkan risiko NEGATIF (ancaman) dan memaksimalkan risiko POSITIF (peluang/opportunities)

2. Definisi Risk

Tipe Risiko	Penjelasan	Contoh
Negative Risk (Threat)	Masalah potensial yang menghambat keberhasilan proyek. Risk management-nya seperti asuransi.	Keterlambatan deliverable, pembengkakan biaya, supplier gagal kirim
Positive Risk (Opportunity)	Ketidakpastian yang menghasilkan hal baik	Proyek selesai lebih cepat, biaya lebih murah dari perkiraan

Risk Utility / Risk Tolerance

Tipe Orang	Sikap terhadap Risiko
Risk-Averse	Menghindari risiko. Kepuasan naik dengan rate menurun. Lebih pilih yang aman.
Risk-Seeking	Toleransi tinggi. Kepuasan naik saat potensi keuntungan lebih besar.
Risk-Neutral	Seimbang antara risiko dan keuntungan.

3. Proses Risk Management (6 Proses)

Planning Risk Management — Memutuskan pendekatan dan rencana aktivitas risk management
Identifying Risks — Menentukan risiko mana yang mungkin mempengaruhi proyek
Performing Qualitative Risk Analysis — Memprioritaskan risiko berdasarkan probability dan impact
Performing Quantitative Risk Analysis — Mengestimasi efek risiko secara numerik
Planning Risk Responses — Menentukan langkah untuk menangani risiko
Controlling Risk — Memonitor risiko, implementasi rencana respons, evaluasi efektivitas

Ingat urutan: "Plan Identify Qualitative Quantitative Response Control" = "PIQ-QRC"

4. Risk Management Plan

Dokumen utama yang berisi prosedur mengelola risiko. Isi:

Methodology
Roles and Responsibilities
Budget and Schedule
Risk Categories
Risk Probability and Impact
Revised Stakeholders' Tolerances
Tracking
Risk Documentation

Contingency vs Fallback Plans vs Reserves

Istilah	Penjelasan
Contingency Plan	Rencana tindakan yang sudah disiapkan JIKA risiko terjadi
Fallback Plan	Rencana cadangan jika contingency plan GAGAL. Untuk risiko berdampak tinggi.
Contingency Reserve	Dana cadangan untuk risiko yang sudah teridentifikasi. BAGIAN dari cost baseline.
Management Reserve	Dana cadangan untuk risiko yang TIDAK diketahui. BUKAN bagian cost baseline, tapi bagian dari total budget.

Risk Breakdown Structure (RBS)

Hierarki kategori risiko potensial (mirip WBS tapi untuk risiko). Kategori umum: Market, Financial, Technology, People, Structure/Process.

5. Identifying Risks

Anda tidak bisa mengelola risiko jika belum mengidentifikasinya! Output utama: Risk Register dan Risk Report.

Tools untuk Identifikasi:

Brainstorming — Menghasilkan ide spontan tanpa menghakimi. Perlu fasilitator berpengalaman. TAPI riset menunjukkan individu menghasilkan lebih banyak ide sendiri daripada brainstorming kelompok!
Interviewing — Wawancara orang berpengalaman (tatap muka, telepon, email)
SWOT Analysis — Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats
Document Review — Review dokumen-dokumen proyek yang ada

Risk Register (Isi Lengkap)

Identification number
Rank
Name of risk event
Description
Category
Root cause
Triggers (indikator/gejala bahwa risiko akan terjadi)
Potential responses
Risk owner (penanggung jawab)
Probability and Impact
Status

6. Qualitative Risk Analysis

Menggunakan Probability/Impact Matrix untuk memprioritaskan risiko sebagai High, Medium, atau Low.

High = 75%-100% probability/impact
Medium = 25%-75%
Low = 0%-25%

Fokus utama: risiko yang ada di area High-High pada matrix.

Watch List = daftar risiko prioritas rendah yang tetap dipantau.

7. Quantitative Risk Analysis

Analisis numerik/statistik. Sering dilakukan untuk proyek besar dan kompleks. Teknik utama:

Decision Tree Analysis — Diagram untuk mengambil keputusan berdasarkan probabilitas dan nilai
Simulation — Monte Carlo simulation dll
Sensitivity Analysis — Menganalisis variabel mana yang paling berpengaruh

8. Risk Response Strategies (SANGAT PENTING!)

Untuk Risiko NEGATIF (Ancaman):

Strategy	Penjelasan	Contoh
Escalation	Eskalasi ke manajer yang lebih tinggi jika di luar scope/authority PM	Risiko regulasi pemerintah → eskalasi ke direksi
Avoidance	Menghilangkan ancaman dengan menghilangkan penyebabnya	Tidak menggunakan teknologi baru yang berisiko tinggi
Acceptance	Menerima konsekuensi jika risiko terjadi	Risiko minor yang biaya penanganannya lebih besar dari dampaknya
Transference	Mengalihkan tanggung jawab ke pihak ketiga	Beli asuransi, gunakan fixed-price contract
Mitigation	Mengurangi dampak/probabilitas terjadinya risiko	Menambah testing, menyediakan backup, training tambahan

Cara ingat Negative Risk: "EAATM" = "Escalate, Avoid, Accept, Transfer, Mitigate"

Untuk Risiko POSITIF (Peluang):

Strategy	Penjelasan
Escalation	Eskalasi jika di luar scope PM
Exploitation	Melakukan segala cara agar peluang PASTI terjadi
Sharing	Membagi kepemilikan peluang ke pihak lain yang lebih mampu memanfaatkannya
Enhancement	Memperbesar peluang dengan mengidentifikasi dan memaksimalkan faktor pendorongnya
Acceptance	Tim tidak bisa/memilih untuk tidak mengambil tindakan

Residual vs Secondary Risks

Residual risks = risiko yang TERSISA setelah semua response strategy diimplementasikan
Secondary risks = risiko BARU yang muncul sebagai AKIBAT dari implementasi risk response

BAGIAN B: PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT

9. Pentingnya Procurement Management

= Proses mengakuisisi/membeli barang dan jasa dari luar organisasi. PM harus melakukan yang terbaik untuk proyek, dan seringkali itu berarti membeli dari luar.

Good procurement = win-win untuk buyer dan seller.

10. Make-or-Buy Decision

Organisasi memutuskan apakah lebih menguntungkan membuat sendiri (Make) atau membeli dari luar (Buy).

Contoh Perhitungan:

Opsi Make: In-house trainer $60/jam x 80 jam = $4,800 + Material $7,500 + Online facilitation $60/jam x 500 jam = $30,000 = Total $42,300

Opsi Buy: $1,000/peserta x 100 = $100,000 + Online $100/jam x 500 jam = $50,000 = Total $150,000

Selisih: $107,700. Rekomendasi: Make (hemat $107,700!)

11. Types of Contracts (4 Tipe)

Tipe Kontrak	Penjelasan	Risiko di Siapa?
Fixed-Price / Lump-Sum	Harga total tetap untuk produk/layanan yang well-defined. Subtipe: FFP, FPIF, FP-EPA.	Seller menanggung risiko lebih besar
Cost-Reimbursable	Buyer membayar biaya aktual (direct + indirect) + fee/profit. Subtipe: CPAF, CPFF, CPIF.	Buyer menanggung risiko lebih besar
Time & Material (T&M)	Hybrid. Tarif per jam + biaya material. Cocok untuk pekerjaan yang tidak bisa didefinisikan dengan jelas.	Risiko dibagi
IDIQ	Kuantitas tidak terbatas untuk waktu tetap, dengan batas atas/bawah. Mencegah delay dan overrun.	Risiko dibagi

Cara ingat: "Fixed = Seller risk, Cost = Buyer risk, T&M = Shared, IDIQ = Flexible"

12. Dokumen Procurement

Bid Documents:

RFP (Request for Proposal) — Meminta proposal dengan pendekatan berbeda. Untuk pekerjaan yang kompleks.
RFQ (Request for Quote) — Meminta harga untuk item standar yang sudah jelas.

Procurement SOW (Statement of Work)

Dokumen kontraktual yang menjelaskan barang/jasa yang akan dibeli. Harus: clear, concise, complete. Gunakan kata "must/shall" bukan "may".

Supplier Evaluation Matrix

Weighted scoring model untuk mengevaluasi supplier berdasarkan kriteria (cost, quality, technology, past performance, management). Total bobot = 100%.

13. Change Management

Change management ≠ Change control!

Change control = mengelola perubahan terhadap objective proyek
Change management = mengelola dampak proyek terhadap ORANG di organisasi

PMI's Steps for Change Management:

Formulate change — Buat alasan perubahan, jelaskan kenapa masa depan lebih baik
Plan change — Identifikasi aktivitas untuk persiapan
Implement change — Tunjukkan manfaat, lakukan penyesuaian
Manage transition — Atasi aktivitas setelah future state tercapai (knowledge transfer)
Sustain change — Pastikan kapabilitas baru berlanjut

Materi 11: Project Risk & Procurement Management

BAGIAN A: PROJECT RISK MANAGEMENT

1. Pentingnya Risk Management

2. Definisi Risk

Risk Utility / Risk Tolerance

3. Proses Risk Management (6 Proses)

4. Risk Management Plan

Contingency vs Fallback Plans vs Reserves

Risk Breakdown Structure (RBS)

5. Identifying Risks

Tools untuk Identifikasi:

Risk Register (Isi Lengkap)

6. Qualitative Risk Analysis

7. Quantitative Risk Analysis

8. Risk Response Strategies (SANGAT PENTING!)

Untuk Risiko NEGATIF (Ancaman):

Untuk Risiko POSITIF (Peluang):

Residual vs Secondary Risks

BAGIAN B: PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT

9. Pentingnya Procurement Management

10. Make-or-Buy Decision

11. Types of Contracts (4 Tipe)

12. Dokumen Procurement

Bid Documents:

Procurement SOW (Statement of Work)

Supplier Evaluation Matrix

13. Change Management

PMI's Steps for Change Management:

Latihan Soal: Risk & Procurement